Chráňte osobné údaje svojich klientov pri procese skartácie eticky a spoľahlivo
Problematika ochrany osobných údajov nie je verejnosti stále dostatočne známa. Zodpovední pracovníci firiem rozumejú pojmom, ale riziká spojené so zneužitím dôverných údajov tretími osobami si nepripúšťajú. Denne pritom odovzdávajú osobné údaje bankám, mobilným operátorom, úradom a rôznym spoločnostiam. Nezamýšľajú sa však už nad tým, ako s nimi v procese skartácie jednotlivé inštitúcie nakladajú. Práve vo fyzickom nakladaní s osobnými údajmi spočíva najväčšie nebezpečenstvo ich zneužitia. Spoločnosť Green Wave Recycling (GWR) prišla s inovatívnym riešením a ponúka spoľahlivý, etický a bezpečný spôsob skartácie s najvyšším stupňom ochrany osobných údajov.
Transport dokumentov – najväčšie riziko klasickej skartácie
Každá organizácia istý čas uchováva dokumenty podliehajúce archivácii. Po uplynutí ustanovenej doby dochádza postupne k ich vyraďovaniu a likvidácii. Pri klasickej skartácii sa dokumenty prostredníctvom externej firmy prevážajú na miesto skartácie mimo danú organizáciu, čím klient nemá vedomosť, kde jeho dokumenty končia. Práve tento transport je slabým miestom celého procesu klasickej skartácie, kedy môže dôjsť k úniku a zneužitiu citlivých informácií. S riešením prichádza spoločnosť GWR, ktorá ponúka spôsob, ako predísť týmto rizikám. Hovoríme o tzv. mobilnej skartácii prostredníctvom skartovacích vozidiel. „Klient si u nás objedná službu, my následne zistíme, aký materiál potrebuje skartovať, kde ho skladuje a v akom stave ho má pripravený. Na základe toho potom prispôsobíme vozidlo, v ktorom sa vykoná skartácia,“ približuje proces skartácie riaditeľ spoločnosti Green Wave Recycling Anton Žňava. „V dohodnutom termíne príde na miesto vozidlo s posádkou dvoch ľudí. Prebehne proces skartácie a klientovi je vystavený váhový lístok, vďaka čomu má prehľad o množstve skartovaného materiálu. Ten následne odchádza na recykláciu do príslušného spracovateľského závodu. Na základe toho potom dostane certifikát potvrdzujúci zničenie jeho dôveryhodných dokumentov,“ vysvetľuje A. Žňava. Vďaka mobilnej skartácii tak dôjde k absolútne diskrétnej likvidácii dokumentov, kedy posledným článkom, ktorý držal dokumenty s citlivými údajmi v čitateľnej podobe bola práve spoločnosť, ktorej boli osobné údaje poskytnuté. Ako náhle opustia jej brány, už nie je možné informácie prečítať a identifikovať.
Hodnota informácii na papieri niekoľkonásobne prevyšuje hodnotu samotného materiálu
„Na Slovensku sa stretávame s trpkou skutočnosťou. Fyzické aj právnické osoby sú schopné za pár eur zveriť osobné údaje svojich klientov skartovacím spoločnostiam nemajúc záruku, kde dokumenty nakoniec skončia,“ upozorňuje A. Žňava. Častým javom však je, že mnohé skartovacie spoločnosti samé za skartovanie klientom platia. „Ak je vaša skartovacia spoločnosť schopná platiť za službu klientovi, vynecháva alebo nerobí všetky kroky skartácie legálnym spôsobom. Dokumenty len odoberie a vy nemáte istotu, ako bude s nimi naložené,“ vysvetľuje A. Žňava. Na Slovensku existujú dokonca spoločnosti, ktoré tvrdia, že skartujú dokumenty, pritom nemajú na tento úkon náležité technické vybavenie. Dokumenty len vyzdvihnú a v čitateľnej podobe ich odovzdajú na spracovanie do recyklačného závodu. Spoliehajú sa výhradne na dôveryhodnosť organizácie, ktorá ma skartovanie na starosti, a to je chyba. „Skartovacie spoločnosti a ani subjekty, ktoré informácie uchovávajú si akoby neuvedomovali, že papier je len druhotná surovina a informácie uvedené na ňom majú niekoľkonásobne väčšiu hodnotu,“ dodáva A. Žňava.
Výhody mobilnej skartácie
- Dokumenty sa skartujú priamo u klienta – klient je posledný článok, ktorý drží dokumenty v čitateľnej podobe.
- V procese skartácie odpadá transport dokumentov, čím sa odbúrava hlavné bezpečnostné riziko.
- Klient má presný prehľad o tom, koľko materiálu bolo skartovaného a aké množstvo odchádza na recykláciu do príslušného závodu.
- Služby mobilnej skartácie sú ponúkané v rámci celej SR.
- Proces je absolútne transparentný.
- Aktuálne najbezpečnejší, najefektívnejší spôsob skartácie dokumentov, ktorý chráni nielen osobné údaje, ale aj dobré meno klienta – spoločnosti.
Ochrana osobných údajov nie je len pojem
Pojem „ochrana osobných údajov“ je v spoločnosti známy, ale celkové povedomie o danej problematike je už slabšie, niekedy dané aj neznalosťou zákonov v danej oblasti. Radikálne opatrenia sú často prevádzkovatelia (firmy) ochotní podstúpiť, až keď reálne dôjde k úniku informácii vrátane osobných údajov, no vtedy je už neskoro. „Ohrozením integrity spracúvaných osobných údajov, alebo ich stratou, či únikom sa pritom môže poškodiť nielen dobré meno klienta, ale môže nastať aj narušenie dôveryhodnosti voči samotnej spoločnosti vykonávajúcej likvidáciu osobných údajov ich skartovaním. Neodbornou likvidáciou osobných údajov môže samozrejme tiež dôjsť k ohrozeniu alebo aj priamo porušeniu práv dotknutých osôb, kedy namiesto toho, aby bol dokument zlikvidovaný je napríklad iba vyhodený do koša, kde má k nemu prístup ktokoľvek,“ upozorňuje JUDr. Lucia Bezáková z Úradu na ochranu osobných údajov SR. Právna úprava ochrany osobných údajov na národnej úrovni vychádza zo základných práv a slobôd zakotvených v Ústave Slovenskej republiky, ktoré sú v podmienkach Slovenskej republiky premietnuté predovšetkým do zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov.
Ohľad na ekológiu
Služby mobilnej skartácie sa riadia najvyššími ekologickými normami. Po absolvovaní procesu skartácie sa celý objem zlikvidovaných dokumentov odvezie na recykláciu do príslušnej inštitúcie, kde sa papier zhodnotí do finálnych výrobkov určených najmä na hygienické účely. Vytriedením, skartáciou dokumentov a ich samotnou recykláciou sa tak pri objeme 110 ton dokáže zachrániť až 1 ha 80-ročného lesa.
O spoločnosti Green Wave Recycling
Spoločnosť Green Wave Recycling zabezpečuje klientom najbezpečnejšie služby v oblasti skartácie dokumentov a informácií použitím najnovších technológií a noriem, ktoré sú certifikované podľa NAID (National Association for Information Destruction / Národná asociácia pre likvidáciu informácií) s európskym sídlom v Belgicku. Poskytuje obchodné služby v oblasti výkupu a predaja zberového papiera a plastov na svetových trhoch a predaja recyklačných nádob pre jednoduchšie a efektívnejšie triedenie odpadu vo vašej kancelárii. Green Wave Recycling sa obzvlášť špecializuje na poskytovanie služieb v oblasti mobilnej skartácie dokumentov. Tieto služby sú na mieru prispôsobené požiadavkám klienta tak, aby boli v súlade s právnymi predpismi a zabezpečili klientovi aj jeho zamestnancom absolútnu ochranu citlivých, dôverných a tajných informácií, s ktorými nakladá.
Spoločnosť Green Wave Recycling bola založená z podpory spoločnosti BPR Group Europe, ktorá je lídrom na londýnskom trhu v oblasti poskytovania komplexných služieb v odpadovom hospodárstve, skartácii dokumentov a informácií na rôznych druhoch nosičov. BPR Group Europe vznikla v roku 1988 ako malý projekt Priateľov Zeme. Dnes poskytuje svoje služby viac ako 3700 spoločnostiam, pričom 35 z nich patrí medzi FTSE 350 a je držiteľom certifikátu ISO 14000:2004. www.gwr.sk
V prípade akýchkoľvek otázok kontaktujte: TRENDY media, s.r.o., +421 43/421 28 11, produkcia@trendymedia.sk
Český magazín